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Une nouvelle politique de frais de déplacement, harmonisée pour toutes les entités du groupe Airbus en France, entrera en vigueur à partir du 1er février 2019.

Ce sujet ne fait pas l’objet d’une négociation avec les partenaires sociaux (pas de signature d’accord in fine) mais la Direction nous a toutefois consultés et nous a présenté les changements qui seront mis en place.
Il convient aussi de préciser que les conditions particulières applicables à certaines populations sont traitées hors politique voyages et ne sont donc pas remises en cause, notamment les chantiers.

-Hébergement : maintien des règles actuelles à savoir 1/ Hébergement sur PTP -> remboursement intégral 2/ Hébergement hors PTP : remboursement plafonné (ceci donne la possibilité de réserver soi-même son hôtel dans la limite du plafond) et 3/ Hébergement entre particuliers type Airbnb non remboursé

-RepasCréation d’un plafond journalier unique pour tous les repas sans limite de nombre (snacking compris). Ce plafond est de 70€ en France et 80€ à l’étranger (et même > 80€ dans 26 pays). Par ailleurs, au-delà de ce plafond, les pourboires seront remboursés s’ils sont dans les pratiques du pays visité.

Que ce soit pour l’hébergement ou les repas, tous les remboursements se feront aux frais réels. Ceci signifie la fin du principe de forfait qui était une option pour certaines catégories de salariés (précisons que les personnels des chantiers ne sont pas concernés par cette mesure). Pour nous cette décision constitue un vrai recul.

-Utilisation du véhicule personnel pour une mission : remboursement des frais kilométriques selon le barème en vigueur dans le Groupe et jusqu’à 100km maxi aller-retour (140km avec accord du manager).

-Taxis : montant plafonné à 150€ par trajet, arbitrage du manager si dépassement

Au cours de cette réunion, un point d’avancement a été fait sur un projet en cours qui a pour but de simplifier la procédure de remboursement et d’en réduire drastiquement le délai : de 30 jours en moyenne aujourd’hui à moins d’une semaine.

Ce projet fait ressortir de nombreuses pistes très intéressantes, dont la plupart font actuellement l’objet d’une phase pilote sur le site d’Elancourt :

  • Airbus paiera non seulement le billet d’avion mais aussi l’hôtel, évitant ainsi aux salariés d’avancer des sommes importantes (entrée en vigueur début 2019). Dans un deuxième temps ce principe sera étendu aux voitures de location (fin 2019)
  • Principe du “paperless”: possibilité de fournir des factures sous format digital (pdf, photos de reçus,…) pour accélérer le temps de traitement
  • Lors de l’analyse d’une note de frais, toutes les factures valides seront remboursées dès que possible. Seuls les points sujets à litiges seront bloqués (alors qu’aujourd’hui un remboursement de plusieurs centaines d’euros peut être bloqué dans son intégralité pour un litige sur un ticket de métro…)
  • Responsabilisation du manager : aucune de ses décisions / validations ne sera challengée
  • Enfin, le système de réservation des hôtels va être revu pour le rendre plus souple et convivial


Au final, il apparaît que plusieurs changements vont dans le bon sens et devraient nettement simplifier la vie des salariés dans leur process de remboursement : plafond journalier pour les repas (à voir tout de même si le plafond de 80€ est adapté), paiement de l’hôtel par Airbus, digitalisation des factures…

Toutefois, nous regrettons fortement la suppression des forfaits hôtel et repas qui étaient une solution appréciée par certains. De la même manière, nous aurions souhaité que la prime “grands voyageurs” soit revalorisée mais la Direction y est opposé.

Un bilan d’étape sera fait en septembre 2019. D’ici-là n’hésitez pas à nous faire passer vos retours (positifs / négatifs) et les axes d’amélioration souhaités.

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A new travel expense policy, harmonized for all Airbus Group entities in France, will come into effect on February 1st, 2019. This topic is not the subject of negotiations with social partners (no agreement to be signed in the end), but the Management consulted us and presented us the changes that will be put in place.
It should also be noted that the special conditions applicable to certain populations are treated outside the travel policy and are therefore not called into question (working parties, technical assistance, etc).

Accomodation: no change i.e. 1/ PTP -> full refund 2/ Accommodation outside PTP: refund capped (by the way this gives the possibility to book your own hotel within the ceiling) and 3/ “Private” accomodation e.g. Airbnb not reimbursed

Meals: Creation of a single daily ceiling for all meals (unlimited number of meals, snacking included). This ceiling is 70 € in France and 80 € abroad (and even> 80 € in 26 countries). Moreover, beyond this ceiling, tips will be refunded if they are in the practices of the country visited.

Whether for accommodation or meals, all refunds will be at actual costs. This means the end of the package principle (“forfait”) which was an option for certain categories of employees (note: working parties are not affected by this new rule). For us this decision is a real step backwards.

Usage of the personal vehicle for a mission: reimbursement of the kilometric expenses according to the scale in force in the Group and up to a round trip of 100km maximum (140km with agreement of the manager).

Taxis: amount capped at 150 € per trip, arbitration of the manager if exceeded

During this meeting, a progress report was made on an ongoing project that aims to simplify the reimbursement procedure and drastically reduce the repayment period: from 30 days on average today to less than a week.

This project highlights many interesting improvements, most of which are currently undergoing a pilot phase on the Elancourt site:

  • Airbus will not only pay the airline ticket but also the hotel, thus avoiding employees to advance significant amounts (effective early 2019). In a second step, this principle will be extended to rental cars (end of 2019)
  • Principle of “paperless”: possibility of providing invoices in digital format (pdf, photos of receipts, …) to accelerate the processing time
  • When analyzing an expense report, all valid invoices will be reimbursed as soon as possible. Only the bills that are subject to litigation will be blocked (whereas today a refund of several hundred euros is blocked in its entirety for a dispute over a metro ticket…)
  • Empowerment of the manager: none of his decisions / validations will be challenged
  • Finally, the hotel reservation system will be reviewed to make it more flexible and user-friendly


In the end, it appears that several changes are going in the right direction and should significantly simplify the lives of employees in their repayment process: daily ceiling for meals (under the condition that the ceiling of 80 € is adapted), payment of the hotel by Airbus, digitization of invoices…

However, we strongly regret the removal of hotel and meal packages (“forfait”) which were a solution appreciated by some. In the same way, we would have liked the “frequent flyer” bonus to be revalued but the Management is opposed to it.

A progress report will be made in September 2019. By then do not hesitate to send us your feedback (positive / negative) and desired areas for improvement.

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